Viestinnän oppikirjat ovat usein täynnä asiakirjastandardeja, tekstiviiteohjeistuksia ja kokousten asiajärjestyksiä. En väheksy kyseisiä asioita millään tavalla. Ammattimaisen viestijän täytyy tuntea ne.

Mutta jotain tärkeää puuttuu.

Tiedän monen mieltävän ammatillisen viestinnän edelleen lokeroon ”ei kuulu mulle”. Vaikka käytössä on lukuisia käteviä ilmaisia tiedotuskanavia, nähdään viestintävastuun aivan liian kuuluvan jollekin muulle. Ja kukaan muukaan ei viesti puolestasi, ellet kerro hänelle ensin tekemisistäsi.

Tottakai on asioita ja työtehtäviä, joissa viestintävastuun on oltavakin keskitettyä ja tarkasti ohjeistettua. Asiantuntijatyössä on kuitenkin edelleen sellaisia henkilöitä, joilla on organisaation lupa – ja usein jopa kehotus – viestiä omista työtehtävistään.

Silti he eivät sitä tee.

Monissa tapauksissa syynä saattaa olla aikapula. Viestintätehtävät kuuluu liian usein tehdä oman toimen ohella, ilman että niihin olisi varattu erillistä työskentelyaikaa. Tämä tappaa helposti innon olla aktiivinen viestijä.

Varsinaisesta syystä ei silti mielestäni voi puhua. Vastaavanlaisessa tilanteessa moni muu priorisoi työtehtävänsä toisin. Hän järjestää itselleen aikaa käydä ammatillista vuoropuhelua sosiaalisessa mediassa ja tiedottaa omista työtehtävistään ja oivalluksistaan. Näin hän tekee oman työnsä näkyväksi.

Syyksi vaatimattoman vähäiseen viestintään on tarjottu myös osaamista. Nyt viittaan siihen, mitä viestinnässä on opetettu. Jos fokuksena ovat olleet pilkkusäännöt ja asiakirjastandardin ja viitemerkintöjen poikkeusten opettelu ulkoa, on helppo arvata vähäisenkin viestintäinnon katoavan.

Niitä kaikkia ei voi osata ulkoa ja tällöin viestinnän esteeksi muodostuu pelko virheistä. ”Olen kelvoton, jos jokainen pilkku ei ole paikallaan.”

Onneksi viestinnässä on digitalisaation myötä siirrytty rosoisempaan suuntaan. Kieliasu on tärkeää, mutta paljon kirjoittavat tietävät sormien olevan välillä ajatustakin nopeampia. On inhimillistä tehdä joskus kirjoitusvirhe. Jos kirjoittaa paljon, virheiltä ei voi välttyä. Siitä pitää huolen viimeistään sokeus omille teksteille.

Ohjeistuksissa tärkeintä on tietää tarvittavat tilanteet ja linkit, joiden takaa ohjeet tarvittaessa löytyvät. Esimerkiksi asiakirjastandardin ovat monet verkkolomakkeet jo syrjäyttäneet ja sitä tarvitaan aiempaa harvemmin.

Maailma ei kaadu virheisiin, vaikka jokainen virhe tietenkin tekijäänsä harmittaakin.

Itse näen ohjeistusten tankkaamisen ja pänttäämisen sijaan tärkeämpänä oppimiskohteena aktiiviseen viestintään innostamisen – asioiden tekemisen.

 

blogikuvaK
Kuva: Heli Antila.