Etäpalaverit yleistyivät koronavuosina. Meille maalla asuville ne olivat suuri siunaus. Jo vuosia meitä olisi hyppyytetty milloin minkäkin pienen syyn nojalla jopa useita satoja kilometrejä – joskus vain kymmentä minuuttia varten.

Käytännössähän palaverien digiosaaminen saavutti ensin katvealueet, sillä keskuspaikoilla etäilyyn ei juurikaan ollut tarvetta, eikä sitä haluttu opetella ja käyttää – ennen kuin oli ihan pakko.

Kyllä minä tämän ymmärrän hyvin. Jos kokoukset olisi mahdollista järjestää naapurustossani, tietenkin joisimme mieluummin kahvit yhdessä livenä.

Mutta. On ajateltava muitakin. Myös palaveria sovittaessa ja kokouskutsuihin vastatessa.

Kun mietit ollaanko lähitapaamisessa tai etänä, käy hetki läpi osallistujalistaa ja mieti, mistä he tulevat. Onko aloitusaika kohtuullisen myöhäinen, niin ettei heidän tarvitse lähteä liikkeelle kukonlaulun aikaan. Ja lopetusaika kohtuullisen aikainen, jotta paluu onnistuu vielä samana päivänä.

Aina ei voida toteuttaa kaikkien toiveita ja erityisesti kertaluontoisissa ja nopeasti ajoitettavissa palavereissa joudutaan usein jo lähtökohtaisesti tekemään ”ikäviä ajoituksia”. Se on ihan ymmärrettävää.

Näin koronan jälkeisenä aikana palaveri on käytännössä usein hybridi. Yhä useampi uskaltaa nyt pyytää etämahdollisuutta. Hybridipalavereissa kannattaa kuitenkin aina tiedottaa järjestäjälle aikoessaan osallistua etänä – tai osallistuessaan livenä. Näin kokouskahveja tilatessa tiedetään paikalle saapuvien lukumäärä – ja tarvittaessa voidaan siirtää jopa koko kokous etäsellaiseksi, jos paikalle ehtii ja vaivautuu ainoastaan harva. Ehdottomasti on ilmoitettava, jos ei aio lainkaan osallistua.

On kuulkaa aika turhauttavaa ajaa paikalle, jos kaikki muut ovatkin etänä.

Lähipalavereiden haaste on myös se, että ihmiset priorisoivat asiat eri tavoin. Siksi sääntö ”tärkeissä palavereissa tavataan livenä” ei auta yhtään mitään. Vaikka tapaaminen on sinulle tärkeä, kaikille muille se ei sitä ole. Ja sama toimii myös päinvastoin.

Kiire on tuonut mukanaan sen, että useiden henkilöiden palaveriaikatauluja on yhä haasteellisempaa sopia. Ja vaikka sovittaessa aikataulu kaikille kävisikin, kokoushetken koittaessa tilanne on jo toinen. Myös aikataulumuutoksia tuntuu tulevan vuosi vuodelta enemmän.

Nostan itsekin käteni virheen merkiksi. Olen jättänyt osallistumiseni perumatta tai perunut vasta siinä vaiheessa, kun pullat on jo tilattu. Olen järjestäjänä siirtänyt kokousaikatauluja kiusallisen lähellä ajankohtaa.

Aina ei voi ennakoida, mutta olisi tärkeää edes yrittää ajatella kaikissa käänteissä hieman muidenkin osallistujien tilannetta ja kunnioittaa heidän aikaansa. Säästöistä puhuttaessa mietitään harvoin ajan säästämistä. Sutjakkaat helpot ja nopeat toimintatavat säästävät lähes aina myös euroja – vaikkapa ne etäkokoukset.

Uskaltaisin jopa väittää, että meillä Suomessa kokoustetaan aivan liikaa. Moni asia voisi hoitua tiedottamalla tärkeimmistä siirroista ihan pikaviestipalveluilla.