Tunnin päästä on verkkopalaveri

Miten sinä hoidat sähköisten palaverien ajankohtien sopimisen?

Käytkö kaverin kalenterilla, doodletatko vai ilmoitatko ajankohdan muille vasta samana päivänä? Vai oletko kiinni jossain hankalassa sähköpostiviestiketjuttelussa tai puhelinrumbassa?

Monissa organisaatioissa on yleistynyt tapa, jossa kaikkien kalenterit ovat julkisia ja työkaverin kalenterista voidaan napata palaverille mikä tahansa tyhjä aukko. Periaatteessa malli on ihan hyvä, mutta siihen sisältyy yksi iso ongelma.

Luulisin, että aika harva työntekijä merkitsee sähköiseen kalenteriinsa suorittavaa työtä, matka-aikaa tai esimerkiksi kaavailtua ruokataukoa. Sieltä löytyvät usein vain palaverit. Koronan taas hellittäessä tultaneen siirtymään tilanteeseen, jossa käydään jälleen myös livepalavereissa. Niihin on mentävä ja menemiseen kuluu aikaa – toisilla siirtymät ovat lyhyempiä, toisilla pidempiä.

Toisten kalenteriin kajoaminen saattaa tarkoittaa käytännössä sitä, että viet työkaveriltasi mahdollisuuden ruokailla, matkustaa rauhassa tai tehdä varsinaisia töitä. Jos palaveri sovitetaan huonoon ajankohtaan, on todennäköistä, että sinne tulee kiireisiä osallistujia, joiden ajatukset ovat todellisuudessa jossain aivan muualla.

Kas työelämä kun ei ole pelkkää toistaan seuraavaa palaveria, vaan niitä töitäkin täytyy jossain välissä tehdä.

Ajankohdan sovittelu Doodlen tai jonkun vastaavan sovelluksen avulla on paljon parempi vaihtoehto. Näin jokainen osallistuja voi eliminoida sopimattomat ja huonot ajankohdat itse pois vaihtoehdoista. Tämä on paras tuntemani vaihtoehto yhteisten aikataulujen löytämiseen. Kerro jos tiedät paremman.

Tässäkin on omat ongelmansa. Kyseessä on pikaviestin, joten Doodle-kutsuun PITÄÄ VASTATA HETI. Kahta päivää tai viikkoa myöhemmin annetut vastaukset ovat jo auttamattomasti myöhässä, eikä niitä voida enää huomioida palaveriajankohtaa valitessa.

Sitoudu myös vastaukseesi. Merkitse kysymysmerkillä kalenteriisi ilmoittamasi ajankohdat, ettet vahingossa sovi niihin jotain muuta. Yleensä eniten ääniä saanut vaihtoehto hyväksytään. On korrektia myös osallistua, jos kerran kertoi ajankohdan itselleen sopivan. Muuten annat kokoustajille ikävän viestin siitä, että priorisoit jonkun muun asian tärkeämmäksi.

Mutta sitten tämä kauhuvaihtoehto.

Nyt kun osa vasta opettelee verkkopalaverien järjestämistä, olen törmännyt varsinaiseen kauhuskenaarioon. Verkkopalaverista saatetaan ilmoittaa osallistujille vasta samana päivänä, ehkä vain tuntia ennen aloitusta.

Jos kyseessä on kriisitilanne, näin pitääkin toimia, mutta muussa tapauksessa näen tämän mallin muiden osallistujien ajankäytön ja työtehtävien aliarvioimisena – ja erittäin törkeänä sellaisena.

Vaikka itse olisit ”viimetipan työskentelijä”, kannattaa sinun muistaa se, että suuri osa työkavereistasi suunnittelee seuraavan päivän kulun jo edellispäivänä. Kiireettömät viimehetken yllätykset eivät ole kovin tervetulleita. Ne saattavat ennen pitkää näyttäytyä korkeana poissaoloprosenttina palavereista.

Muista arvostaa myös muita osallistujia ja heidän aikataulujaan. Ole liikkeellä ajoissa ja anna jokaiselle mahdollisuus päättää omista aikatauluistaan. Toistuvissa palavereissa kannattaakin aina sopia valmiiksi jo seuraava ajankohta.

Kuva: Heli Antila.