Tiedottaminen omasta työstä kuuluu nykyisin lähes jokaiselle asiantuntijatyötä tekevälle. Suuria salaisuuksia ei tietenkään maailmalle voida julistaa, mutta varsin monissa työtehtävissä onnistumista arvotetaan julkisuuden kautta ja työn tuloksista on tärkeää kertoa.

Ja vaikka näin ei tehtäisikään, on jokaiselle yritykselle ja yhteisölle elintärkeää, että tieto sen tekemisistä leviää. Jos ei ole tietoa tekemisistä, ei ole asiakkaitakaan. Ja jos ei ole asiakkaita, ei ole työntekijöille työtäkään. Kaikki vaikuttaa kaikkeen.

Olen tarkastellut vuosien mittaan tiedottamista useista erilaisista näkökulmista. Olen tehnyt sitä omalle yritykselleni, olen tehnyt sitä useille erilaisille asiakkaille ja olen opettanut tiedottamista. Olen kertonut tapahtumista, uusista lanseerauksista ja arjen toiminnasta.

Vaikka aktiivinen tiedottaminen on itselleni kun automaatio, olen vuosien mittaan huomannut, että kaikki eivät ajattele näin. On olemassa ihmisiä, jotka eivät tiedosta positiivisen yrityskuvan yhteyttä omaan työllisyyteensä. He eivät näe yhteyttä siihen, että heidän oma työnsä saattaa joutua uhanalaiseksi asiakasvirran pienentyessä.

On olemassa ihmisiä, joille riittää tiedottaminen työkavereille. He ajattelevat työtä kuin keskinäisenä kilpailuna, jossa he haluavat menestyä vähintäänkin kohtuullisesti. Näin ajattelevat eivät kuitenkaan hahmota sitä, että asiakkaiden palaute on monissa tapauksissa kollegojen palautetta merkityksellisempää. Jos haluttu tieto ei välity asiakkaille, ei heitä ole.

Ja sitten ovat tietenkin vielä ”ei kuulu mun työhön” -tyypit. Ei ehkä kuulukaan, mutta tiedottajatkaan eivät ole ajatustenlukijoita. He tekevät kyllä perustyön, mutta asiat pitää ensin kertoa heille.

Tiedotus ja aktiivisen tiedottamisen perusteella saatu näkyvyys koetaan usein myös myös mysteerinä. Ei ole mietitty prosessin kulkua, vaan kummasteltaan kilpailijoiden ja kollegoiden saavuttamaa suurempaa palstatilaa. Ja samalla ihmetellään, miksi kukaan ei kerro minun tekemisistäni mitään.

Eikä kyseessä ole uutiskynnyksen alle jääminen, vaan se, että kyseinen henkilö on pitänyt tiedot tekemisistään liian tarkasti itsellään. Kun kenelläkään muulla ei ole tietoa hänen tekemisistään, ei kukaan voi tuoda niitä esille.

Usein unohdetaan sekin, että aktiivinen tiedottaja onnistuu valitsemaan usein käsiteltävän asian näkökulman. Jos asia tulee julkisuuteen muualta vääränlaisella kärjellä, voi vahinkoja olla vaikea paikata. Kertomisen sijaan joutuu selittämään.

Aikaa tiedottajan ja toimittajan kanssa keskusteluun kannattaa järjestää aina kun vain mahdollista – ja olla myös itse aloitteellinen asiassa.

Kuva: Heli Antila.