Maailmantähti, iso hintalappu ja pienen kaupungin puitteet. Miten saada yhtälö toimimaan? Moni on valmis hylkäämään idean jo ennen suunnitteluvaihetta täysin epärealistisena. Onneksi löytyy ahkeria visionäärejä, jotka ovat valmiita tekemään töitä ennakkoluulottomien ideoidensa eteen ja jaksavat uskoa unelmiensa toteutumiseen vielä ”Olet kajahtanut!” -kommenttien jälkeenkin.
Hyvänä esimerkkinä ennakkoluulottomuudesta voidaan pitää kokkolalaista Erica Roikoa. Muutama vuosi sitten hän työskenteli markkinointi- ja myyntipäällikkönä paikallisessa fysioterapialaitoksessa Medirexissä ja etsi jo vakiintuneelle vuosittaiselle tapahtumalle puhujaa. Paikallisista lahjakkuuksista oli vuosien mittaan siirrytty valtakunnallisiin pääpuhujiin. Nyt oli tulossa yrityksen 35-vuotisjuhla ja tavoitteena oli löytää sinne mahdollisimman kiinnostava puhuja.
– Puhujalistoja selatessani näin Bruce Dickinsonin nimen. Nimi jäi pyörimään mieleeni ja vaikka hintalappu oli kova, halusin ehdottomasti saada Dickinsonin Kokkolaan, Roiko kertoi.
Kuva: Erica Roikon arkisto.
Hän esitti ideansa yhteistyökumppaneille ja anoi: ”Antakaa minulle edes mahdollisuus!”. Roiko sai mahdollisuutensa ja kaksi viikkoa aikaa kerätä tarvittavan rahoituksen. Vielä tässä vaiheessa hän saattoi olla ainoa, joka uskoi ideaan. Yhteistyökumppanit pohtivat puhujavalinnan hyötyä ja sen tuomaa näkyvyyttä. Musiikin ystävänä Roiko tiesi, että mediahuomio oli taattu, jos Iron Maidenin solisti vain Kokkolaan saataisiin. Mutta ensin tarvittiin rahoitus.
Hän otti yhteyttä lukuisiin yrityksiin. Vastaanotto oli kahdenlaista: osa piti ajatusta täysin järjettömänä, mutta monet ymmärsivät heti tapahtuman tuoman markkina-arvon ja näkyvyyden merkityksen. Idean toteutuessa oli luvassa huima määrä valtakunnallista – ja jopa kansainvälistä näkyvyyttä. Mediaa ei tarvitsisi anella jutuntekoon.
– Ensimmäinen päivä myyntityössä oli raskasta. Mietin välillä itsekin vaikuttaako myyntipuheeni täysin päättömältä. Ja vaati paljon voimia unohtaa ikävät kommentit ja tarttua luuriin uudelleen. Osa piti minua täysin kajahtaneena ja myymääni ideaa sulana mahdottomuutena, Roiko naureskelee pari vuotta myöhemmin.
Sopimuksen ehtona oli, että tapahtumaan ei saa myydä lippuja, vaan voiton tulee mennä hyväntekeväisyyteen. Tämä ehto lisäsi sponsorirahoituksen tarvetta. Sponsoripaketit koottiin nopeasti. Vaihtoehtoina olivat 3000 ja 5000 euron satsaukset, joiden vastineeksi oli luvassa muun muassa logonäkyvyyttä, näkyvyyttä Facebookissa ja Instagramissa, lippuja tapahtumaan yrityksen henkilöstölle sekä tapahtuman tuottaessa voittoa hyväntekeväisyyspanos aivohalvauspotilaille.
Tarvittava rahasumma oli kuin olikin kasassa kahdessa viikossa. Samalla tapahtumasta tulikin hieman laajempi kuin pelkkä yrityksen vuosijuhla.
Kuva: Erica Roikon arkisto.
Työ ei suinkaan loppunut tähän, vaan nyt alkoi sopimuspaperiin tutustuminen. Myös jännitys tapahtuman onnistumista kohtaan alkoi lisääntyä, sillä esimerkiksi turvallisuuteen panostamista joudutaan miettimään aivan uudesta näkökulmasta ulkomaalaisen maailmantähden tullessa suomalaiseen pikkukaupunkiin.
– Keväästä syyskuulle tein töitä tapahtuman eteen aivan täyspäiväisesti, aika usein vuorokauden ympäri. 15-sivuisen sopimuksen neuvotteluvaihe oli raskas prosessi. Käytännössä aivan kaikki asiat oli hyväksytettävä. Dickinsonin ja managerin lisäksi taustalla oli myös Iron Maidenin management. Jokainen asia aina kuljetusauton automerkistä lähtien käytiin läpi, Roiko muistelee.
Paitsi, että sopimus oli laaja ja täynnä pieniä yksityiskohtia, oli se tietenkin englanninkielinen. Apuja pyydettiin niin kääntäjiltä, vakuutusyhtiöiltä kuin lakimiehiltäkin, että kaikki olennainen varmasti ymmärrettäisiin. Sanktiot olivat valtavat, puhuttiin jopa viidestä miljoonasta dollarista. Myöskään ylimääräisen esteen sattuessa rahoja ei olisi palautettu. Onneksi ehtoja saatiin neuvoteltua kohtuullisemmiksi. Viisi miljoonaa muuttui lopulta puoleksi miljoonaksi ja esteen sattuessakin olisi tarvinnut maksaa vain puolet palkkiosta. Silti panokset olivat kovat ja tapahtumalle otettiin mittavat vakuutukset.
Tapahtuman järjestelyyn liittyi myös paljon ”top secret” -asiaa. Niin lentojen aikataulut kuin hotellin sijainti ja Dickinsonin kaikki liikkeet pidettiin ehdottoman salassa. Silti niin osa faneista kuin mediankin edustajistakin löysi tiensä niin lentokentälle kuin hotelliinkin. Toisaalta Kokkolassa ei kovin montaa hotellivaihtoehtoa ja lentokenttää lopulta ollut, joten salapoliisityö ei välttämättä ollut kovin vaikeaa. Kun lisäksi osa median edustajista sattui yöpymään samassa hotellissa, onnistui yksi taho jopa saamaan haastattelun pääpuhujalta. Häiriöiltä kuitenkin vältyttiin.
– Bruce itse osoittautui mukavaksi ja rennoksi ja teki lopulta enemmän kuin sopimukseen oli kirjattu. Sovittu minuuttiaikataulukin unohtui. Hän oli innokas ja halusi auttaa. Bisnesorientoitunut puheenvuoro sai lopulta yrittäjäyleisöltä erinomaista palautetta, Roiko kuvailee.
Ja jatkoa seuraa…
Vuotta myöhemmin Kipinä Kokkola -tapahtuma sai jatkoa. Myös heavy-teema jatkui puhujavalinnoissa. Tällä kertaa se ei enää vaatinut perusteluja. Nyt pääpuhujana toimi Black Sabbath -yhtyeen kitaristi Tony Iommi. Tapahtumapaikkana toimi Kokkolan jäähalli, joka oli sisustettu kongressihalliksi. Muina puhujina olivat muun muassa ruotsin entinen pääministeri Göran Persson ja Liverpool-legenda Ian Rush.
– Isojen ja toimivien tapahtumapaikkojen löytäminen pienestä kaupungista on haasteellista. Toisaalta vapaaehtoisten löytäminen tapahtumiin on helppoa. Saimme muun muassa opiskelijaryhmiä auttamaan järjestelyissä, Roiko kertoo.
Korona-aikana hän on kehittänyt ja konseptoinut jatkoa. Seuraava iso Kipinä-tapahtuma on Levillä lokakuussa 2021. Yhdeksi puhujaksi on jo lupautunut Metallican Lars Ulrich. Tapahtumajärjestelyjä helpottaa nyt sekin, että taustalla on rahoittaja. Mutta Kokkolasta on kuulunut jo soraääniä, miksi tapahtuma ei olekaan Kokkolassa. Niin nopeasti epärealistisista maailmantähtivierailuista tulikin paikallisille uusi normaali.
– Yhteydenottoja tulee eri paikkakunnilta, mutta olen rauhoitellut kokkolalaisia, että vuonna 2022 voitaisiin Kipinä-tapahtuma taas pitää Kokkolassa. Mediahuomion ja hyvin järjestettyjen tapahtumien ansiosta yhteistyökumppaneiden löytäminen on helpottunut. Monta rautaa tälläkin hetkellä on tulessa korona-ajasta huolimatta, Roiko kuvailee.
Roikon ansiokas työ on tietenkin huomattu myös Kokkolan ulkopuolella. Käytäntö on myös osoittanut sen, että heavybänditausta voi olla vahvuus myös yrityselämässä. Seminaarit vakiopuhujineen ja rutiiniohjelmineen eivät välttämättä jaksa enää kiinnostaa. Kun tapahtumia järjestetään yhä enemmän, on kilpailu osallistujistakin kovempaa. Tapahtumien sisällössä kaivataan uudenlaisia lähtökohtia ja erilaisia näkökulmia.
Esimerkiksi monipuolisella Bruce Dickinsonilla on erittäin vahva ja monipuolinen bisnestausta. Yhtä kokenutta, monipuolista ja maailmanlaajuisesti menestynyttä yrittäjää saattaa olla haastavaa edes löytää koko Suomesta.
– Dickinsonin omistama lentoyhtiö tuli apuun kun vuotta myöhemmin tarvitsimme yksityiskonetta Tony Iommille, Roiko paljastaa.
Teksti: Heli Antila. Kuvat: Erica Roikon arkisto.
Erican vinkkejä omien tapahtumahaaveiden toteutukseen: Kokoa ympärillesi tiimi, niin tehtäviä voidaan jakaa. Ensimmäisellä kerralla tein käytännössä kaiken itse: suunnittelun, myynnin ja toteutuksen. Tee selkeä suunnitelma, miten edetään. Laadi tarkka ja riittävän tiukka aikataulu eri toimenpiteille ja noudata deadlineja. Mene rohkeasti eteenpäin kohti unelmiasi. Tutustu yhteistyökumppanien taustoihin. Alalla on myös paljon huijareita. Neuvottele huolellisesti sopimuksista. Monet asiat muuttuvat sinulle edullisemmiksi neuvottelujen myötä. Ole ennakkoluuloton ja rohkea ja pyri minimoimaan riskit. Sinulta vaaditaan myös kovapäisyyttä ja intohimoa. Tapahtuma ei onnistu, jos järjestäjänä et ole innoissasi projektista.
Ajatuksia viestinnästä - ja vähän muustakin 