Koululaisten siirryttyä kesälomille monet aikuiset jatkavat edelleen etätyöskentelyä. Väittäisin, että vielä puoli vuotta sitten yllättävän moni uskoi mantraan: ”vain työpaikalla tehty työ on oikeaa työtä”. Nykyisin kyseinen lause kelpaa enää vain vitsiksi. Työ taipui monella omista epäilyistä huolimatta verkkovälitteiseksikin. Ja lasten siirtyessä kouluihin ja päiväkoteihin moni varmasti huomasi etätyön olevan jopa huomattavasti tehokkaampaa kuin työpaikalla tehdyn työn.
Kaikista asioista löytyy hyviä ja huonoja puolia. Etätyön yksi heikkous on varmastikin ihmiskaipuu. Kun avokonttorissa vierestä löytyy kollega, jolta voi kysellä kommentteja tai pyytää pikaista oikolukua, ollaan etänä väistämättä enemmän yksin. Puhelimeen tai edes pikaviesteihin ei tartuta yhtä helposti. Helposti on mielessä ”häiritsenköhän”, jolloin kollegan mielipide saattaa jäädä kokonaan kysymättä.
Hassu juttu, sillä suullinenkin avunpyyntö häiritsee. Itse asiassa enemmän. Sitä emme kuitenkaan mieti. Verkkoviestin vastaanottava henkilö lukee itselleen sopivalla ajalla, kollegan suullisen keskeytyksen ajoitukseen hän ei voi vaikuttaa.
Etä on tullut jäädäkseen
Tässä vaiheessa olisi helppo ennustaa verkkotyöskentelyn tulevan jatkossa lisääntymään. Avokonttorien malli on tarjonnut hienon mahdollisuuden yhteisölliseen työskentelyyn, mutta jatkuvat häiriöt ovat toisaalta tehneet työstä entistä tehottomampaa. Kun ajatus keskeytyy, menee pitkä tovi ennen kuin työasiaan päästään uudelleen käsiksi. Kun samassa huoneessa on riittävän monta ihmistä, ilman vastamelukuulokkeita se keskeytyy jatkuvasti. Harvassa ovat ne työtehtävät, jotka AINA tehdään kylki kyljessä. Myös itsenäistä panosta ja rauhallista keskittymistä tarvitaan ainakin asiantuntijatöissä.
Vaikka itse olen tehnyt jo useita vuosia etätöitä, en pidä pelkkää etäilyä ideaalimallina. Oman kokemukseni mukaan työviikossa voisi olla tehokkaita lähipäiviä tilanteen mukaan 1-2 ja loput päivät tehtäisiin töitä itsenäisesti etänä. Minään yleisenä ohjeena tätä ei kuitenkaan kannata pitää, sillä työtehtävät ovat varsin erilaisia. Itselläni tuo malli on toiminut hyvin.
Etänä yhteisöllisesti
Monet etätöitä vasta opettelevat ovat nostaneet esille sosiaalisen yksinäisyyden. Tiedän mistä he puhuvat. Väittäisin kuitenkin, että etänäkin on mahdollista opetella toimimaan hyvinkin yhteisöllisesti. Siihen ei tarvita virtuaalikahvitunteja, vaan yhteiset verkkotyöskentely-ympäristöt, verkkopalaverit ja perinteinen puhelin tekevät etätyöstäkin ajoittain aivan hirvittävän sosiaalista – joskus hieman liikaakin.
Puhelin on hyvä väline, sillä sen kanssa voit irtautua tietokoneesta ja lähteä kävelylle. Kannattaa myös kokeilla erilaisia yhdessätekemisen malleja. Esimerkiksi entisen kollegan kanssa teimme yhdessä yhteiskirjoitusartikkelia OneDrivessä puheyhteyden ollessa auki. Näin saatoimme molemmat työstää samanaikaisesti saman artikkelin eri osia jatkuvasti keskustellen. Työ sujui erinomaisesti.
On totta, että verkkopalaverilla ei korvata sosiaalista kanssakäymistä. Kahvipöytäkeskustelut ja jutustelu luontuvat ehkä paremmin kahdenkeskisinä puhelin- tai verkkokeskusteluina. Mutta kun vertaan verkkopalaveria livepalaveriin, näen sen huomattavasti tehokkaampana. Verkossa on helpompi järjestää jämpti, tehokas ja lyhyt palaveri, jossa asioita saadaan nopeasti eteenpäin. Tämä kuitenkin edellyttää kaikkien sitoutumisen työhön – ei sähköposteja ei plärätä palaverin aikana, vaan keskitytään itse asiaan.
Hyvänä etäyhteisöllisyyden rakentajana pidän verkkokeskustelualustoja, vaikkapa Teamsia. Siellä asioista voidaan keskustella myös rennolla otteella. Tämäkin kuitenkin edellyttää sitä, että kaikki – tai ainakin suurin osa työtiimiä – osallistuvat keskusteluihin.
Aktiivisena rönsyilevä keskustelu saattaa myös ahdistaa ja herättää stressin tunteita, jos oma työtilanne ei juuri sillä hetkellä mahdollista aktiivista keskustelun seurantaa. Tässä näkyvät ihmisten erot: on kirjoittavia ja puhuvia ihmisiä. Kirjoittajille aktiivinenkaan viestivirta ei ole ahdistava, mutta puhujat kaipaavat oikeita keskusteluja. Siksi myös verkkopalavereja kannattaa olla säännöllisesti – mutta ei liian usein. Vain harvassa tilanteessa palaverin on oltava jokapäiväinen. Asiat eivät etene pelkissä palavereissa, vaan myös töiden tekemiselle on jätettävä aikaa.
Kaikkien toiveisiin ei koskaan voida vastata. Nyrkkisääntönä pitäisin sitä, että verkkofoorumeita ja yhteisiä tapahtumia ei saa olla liikaa. Yksi keskustelualue, joka taipuu myös verkkokokousympäristöksi voi olla riittävä. Näin kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta ja on aina kaikkien saatavilla.
Ole armollinen itsellesi.
Jos lähdit vasta nyt kokeilemaan etätöitä, et löydä hetkessä parhaita työskentelymalleja. Itsekin olen opetellut etäilyä jo kolmisenkymmentä vuotta. Ensimmäinen konttorini sijaitsi makuuhuoneen nurkassa, mutta nykyisin käytössäni on oma tilava työhuone laajakaistayhteyksineen ja ergonomisesti hyvin toimivine kalusteineen.
Ajatuksia viestinnästä - ja vähän muustakin 