blogivko13h
Kuva: Heli Antila.

Monille etäkokouksista on tullut pakollista arkea. Niitä on kritisoitu kasvottomuudesta ja siitä, että puheliaista kokoustajista on saattanut yllättäen tulla hiljaisia. Voi olla vaikea hahmottaa, ketkä ylipäätään ovat linjoilla. Kaikilla yhteys ei ehkä toimi ja voi olla epäselvää pitäisikö käyttää mikkiä vai kirjoittaa asiansa chatiin.

Miten etäkokouksessa tulisi käyttäytyä?

Periaatteessa kyse on aivan samanlaisesta tilanteesta kuin kasvokkain pidetyssä kokouksessakin. Jos toimitaan oikein, on kokouksella selkeä teema ja siihen liittyvät tavoitteet. Yhdessä ei livenäkään olla ainoastaan kahvin ja pullan vuoksi – toivottavasti ainakaan.

Kun kokoustilanne on varattu kalenterissa tietyn aiheen käsittelyyn, tulisi puhelimet ja sähköpostit pitää kiinni kokouksen ajan – mielellään pois käsien ulottuvilta, ettei älylaitetta tule vilkuiltua kokouksen aikana. Keskittyminen keskusteltavaan ja kehitettävään aiheeseen on tärkeää – niin livenä kuin etenkin verkossa.

Muistan itse sortuneeni ensimmäisissä verkkopalavereissa siihen, että vastailin samalla sähköposteihin. EI NÄIN. Tämä sotkee oman keskittymisen ja samalla aliarvioin tahattomasti koko kokouksen merkitystä ja muiden siihen varaamaa aikaa.

Ihanteena aktiivinen kokoustaja

Puhelimen selaamisen sijaan verkkokokouksissa kannattaa tehdä muistiinpanoja käsiteltävästä asiasta – joko käsin tai koneen ruudulle. Tietokoneen ruudun voit jakaa kahtia, jolloin toinen puoli näyttää kokoushuoneen tapahtumia ja toiseen teet muistiinpanojasi.

Näin myös omien puheenvuorojen käyttäminen on helpompaa, kun keskittyy asiaan kunnolla. Ja omat puheenvuorot taas saattavat joko syventää aihetta tai nostaa esille vastakkaisia näkökulmia muilta osallistujilta. Molemmat ovat hyvä vaihtoehto käsiteltävän asian näkökulmasta.

Mielestäni niin suulliset kuin kirjallisetkin puheenvuorot ovat sallittuja, ellei puheenjohtaja linjaa toisin. Joskus olen ollut kokouksessa junassa istuessani ja tuolloin on huomattavasti helpompaa kirjoittaa asiansa chat-ruutuun. Kokenut verkkopalaverin puheenjohtaja pystyy kyllä seuraamaan kirjoitettuja viestejä ja jakamaan suullisia puheenvuoroja.

Mieluummin vähän ja tiiviisti

Livekokouksen siirtyessä verkkoon kannattaa huomioida myös aika. Itse rakentaisin parin tunnin livekokouksen tunnin, korkeintaan puolentoista tunnin verkkokokoukseksi. Verkkokeskusteluissa osallistujien keskittyminen on vaikeampaa, joten puheenjohtajan on seurattava napakasti asialistaa.

Keveiden alkukuulumisten jälkeen kannattaa mielestäni mennä itse asiaan varsin nopeasti ja katkaista rönsyilyt mahdollisuuksien mukaan. Asian rönsyillessä ihmiset hakeutuvat entistä varmemmin puhelimilleen – eivätkä enää kuuntele tai osallistu kokoukseen aktiivisesti. Pahimmassa tapauksessa laiskuus ja sijaistoiminta saattaa tarkoittaa lisäkokouksia.

Pidän tärkeänä myös sitä, että jokainen osallistuja on tutustunut asialistaan etukäteen ja valmistautunut kokoukseen mahdollisimman hyvin. Mielestäni on suuri loukkaus tuhlata muiden aikaa ja tulla mukaan valmistautumattomana. Siksi mieluummin lyhyt ja tehokas palaveri kuin pitkä sekava lörpöttelysessio.

Voiko puhelimia pitää suljettuna?

Puhelut ja sähköpostit jaksavat odottaa tunnin. Minun mielestäni puhelinta voi – ja se pitääkin pitää äänettömänä kokouksissa. Harva asia on oikeasti niin tärkeä, että sitä ei voisi hoitaa tuntia myöhemmin. Jos kyseessä on henki tai terveys, on toki puhelinta mahdollista pitää päällä. Kalenteriin ja puhelinvastaajaan voi jättää tiedon kokouksessa olemisesta ja pyytää soittajaa palaamaan asiaan sen jälkeen.

Jos kyseessä on kansainvälinen miljoonakauppa, kannattaa ehkä järjestää kokoukseen aktiivinen sijainen ja odottaa itse työpöytänsä ääressä ”sitä tärkeää puhelua”. Ajatukset saattavat joka tapauksessa tuolloin suuntautua muualle kuin käsiteltävään asiaan.

Kiteyttäen: ole läsnä, ole aktiivinen, keskity asiaan!