Luin innostavan kirjan.
André Spicerin ”Paskanjauhantabisnes” sai minut pohtimaan kyseenalaistamisen merkityksen tärkeyttä. Organisaatiotutkija Spicer kirjoittaa ns. tyhjästä puheesta, jota eri työpaikoilla harjoitetaan paljon, mutta joka ei tehosta kyseisen organisaation ydintoimintoja – vaan usein jopa vie niiltä aikaa ja haittaa ydintoimintaa.
Entäs jo yrittäisimmekin kyseenalaistaa nykyiset toimintatavat ja toimia toisin – paremmin?
Olen ollut jo pitkään viehättynyt hollantilaisesta Buurzorg-mallista, jossa hoitajien itseohjautuvuutta on lisätty ja esimiehiä karsittu. Yrittäjätaustaisena henkilönä minun on helppo ymmärtää, että valta ja siihen liittyvä vastuu saavat työskentelemään täysillä oman organisaationsa eteen. Mielestäni Spicerin ajatukset ovat lähellä tätä ideologiaa.
Jos yrityshierarkia on kovin kerroksinen, byrokraattinen ja ylhäältä alas johdettu, joudutaan järjestämään paljon enemmän esimerkiksi aikaa vieviä tiedotussessioita. Ensin tiedotetaan ylin kerros, sitten keskijohto ja lopulta keskijohto tiedottaa työntekijäportaan.
En missään nimessä väheksy tiedottamisen merkitystä, mutta avoin viestintä organisaatiossa ja vastuu sen seuraamisesta esimerkiksi yhteisessä keskusteluportaalissa saattaisi monessa tapauksessa ajaa saman asian ja olla huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin toteutettavissa.
Kuulen jo ajatuksiani kyseenalaistavan kommentin siitä, että intraa ei lueta. Ei niin, JOS on totuttu saamaan käskyt esimiehiltä. Vallan ja vastuun siirtyessä itselle alkavat portaalitkin väistämättä kiinnostaa eri tavoin. Silloin organisaation toiminta on näpeissä aivan eri tavalla.
Spicer kritisoi vanhanaikaista yrityshierarkiaa, jossa keskijohdon roolina on lähinnä toimia viestintäkanavana ylimmän johdon ja työntekijöiden välillä. Ei ole enää tätä päivää käyttää ihmisiä ainostaan viestintävälineinä. Siihen digitalisaatio tarjoaa paljon tehokkaammat mahdollisuudet. Sivistynyt johtaja ja sivistynyt rivityöntekijä osaavat kyllä keskustella keskenään – niin verkkovälitteisesti kuin livenäkin.
Spicer kuvaa keskijohtajien kertovan mielellään ylimmälle johdolle vain hyviä uutisia, niissäkin tapauksissa, joissa työntekijäporras on kritisoinut organisaation toimintatapoja.
Tällainen toiminta ei palvele ketään – kyseistä organisaatiota kaikkein vähiten.
Epäkohtiin ei voida puuttua, jos niistä ei edes tiedetä. Siksi kaikkien organisaation edustajien avoin viestintä ja suora keskusteluyhteys ovat äärimmäisen tärkeitä. Spicer kuvaileekin, että tästä viestinvälityksestä seuraa epärealistisia tavoitteita, joita ei ole edes käytännössä mahdollista toteuttaa.
Kannattaisiko oman organisaation toiminnat joskus kyseenalaistaa?
”Kun paskanjauhanta organisaatioissa lisääntyy, se vaatii organisaatioissa työskenteleviltä ihmisiltä yhä enemmän aikaa ja ponnistuksia.”
”Paskapuheen käsittelemiseen ei käytetä pelkästään ihmisten aikaa: siihen investoidaan myös huomattava määrä organisaation resursseja.”
”Kun paskanjauhannan tuottamiseen, pyörittämiseen ja kuluttamiseen käytetyn ajan ja resurssien määrä kasvaa, organisaatiossa ei juuri jää tilaa muulle.”
Ja mitä tästä sitten seuraa?
Spicer kuvailee, että todelliset työt siirtyvät hiljalleen illoille ja viikonlopuille, kun työpäivä täyttyykin toinen toistaan seuraavista kokouksista ja palavereista ja tunnollinen työntekijä haluaa silti hoitaa työnsä hyvin.
Ei sen näin pitäisi mennä.
Uskaltaisin silti veikata, että monelle kokoustentäyteinen päivä on nykyisin aika tuttu juttu. Organisaatioviestinnässä on keskusteltu kokousten merkityksestä ja roolista osana työelämää. Kokouksilla ja palavereilla on roolinsa, mutta niihin tulee aina mennä valmistautuneena – ja tarkoitan jokaista osallistujaa, en vain kokouksen puheenjohtajaa. Omasta mielestäni kokouksissa pitäisi keskustella siitä mitä on tehty ja mitä tullaan tekemään. Ei kokouksissa välttämättä ole järkevää TEHDÄ asioita, vaan asettaa roolituksia sekä tavoitteita ja miettiä keinoja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Kun asialistalta on luettavissa käsiteltävät teemat, olisi kokouksen anti mielestäni tehokkainta niin, että jokainen osallistuja toisi esille omia ratkaisuehdotuksiaan. Näin päästäisiin keskustelemaan niistä ja viemään teemaa syvemmälle kuin aloittamalla pohtimisen vasta kokouksessa: ”mitähän tällekin asialle pitäisi tehdä”.
On vaikea ymmärtää mikä todellisuudessa estää tehokkaampia toimintatapoja. Ehkä se on se, että toimintoja ei ole riittävästi osattu kyseenalaistaa ja todellinen avoin keskusteluyhteys puuttuu.
Olisi mielenkiintoista kuulla hyviä esimerkkejä siitä, miten teillä on onnistuttu vähentään ”turhaa puhetta”.
Ajatuksia viestinnästä - ja vähän muustakin 