Olen kuluneen viikon aikana pohtinut paljon saavutettavan viestinnän haasteita ja viestinnän haasteita ylipäätäänkin. Saavutettavuusdirektiivin valmistelun myötä keskustelua käydään tällä hetkellä paljon teknisestä näkökulmasta. Tämä on tärkeää, mutta kuitenkin vain yksi näkökulma viestinnän kokonaisuutta ajatellen.
Itse kaipaisin keskustelua myös siitä, miten saavutettavaa on itse viestintäprosessi, viestinnän sisältö sekä kohderyhmän ja sidosryhmien tuntemus.
Nykyisin viestintää on osattava tehdä myös verkossa. Ei ole ympäristöystävällistä eikä kustannustehokasta tavata aina kasvotusten, vaikka se saattaisi mukavampaakin ollakin. Jaksamisen kannaltakaan jatkuva matkustelu ei ole hyvä vaihtoehto.
Siksi yhä useammassa tiimissä valitaankin työvälineiksi Skype-neuvotteluja ja yhteisiä verkkoympäristöjä, joissa käydään aktiivista keskustelua ja rakennetaan asioita yhdessä. Valitun yhteisen verkkoympäristön suurin hyöty on se, että kaikki tiedostot ovat koko ajan kaikkien nähtävissä ja kommentoitavissa. Näin muut voivat tukea työskentelyä jo valmisteluvaiheessa itselleen sopivana aikana ja turhalta työltä säästytään.
Samalla myös kaikkien työskentely on näkyvää ja avointa koko tiimille. Tämä on kaikessa projektiviestinnässä ensiarvoisen tärkeä asia. Nykyisin työntekijän odotetaan olevan mahdollisimman itseohjautuva ja luovan itse oman työnkuvansa, joten myös itse työskentelyn on oltava avointa ja näkyvää prosessin jokaisessa vaiheessa.
On ollut hienoa huomata, että sähköpostisuma vähenee, kun tiedostoja ei enää pallotella tuhansina päivitettyinä versioina laajalle lukijakunnalle, vaan niitä työstetään yhdessä verkkoympäristössä, jolloin tiedostoja ja versioita on olemassa aina vain se yksi. Ja kaikki tieto on kaikkien saatavilla koko ajan.
Itse näen, että yhteistoiminnallinen verkkotyöskentely paitsi tehostaa työtä, myös lisää viestinnän laatua. Nykyisin asiantuntijaviestinnässä jokaisella on entistä suurempi viestintävastuu kaikkien niiden asioiden osalta, joiden parissa hän työskentelee. Se viesti mikä on näkyvissä, on tehty. Näkymätöntä ei ole olemassa.
Helppoa vai ei?
Viestintäalalla työskennelleelle asiat näyttäytyvät helppoina ja yksinkertaisina. Tietenkin valitaan yhdessä sovittu ympäristö ja työskennellään vain sen kautta, tietenkin tiedotetaan muille tiimiläisille, sidosryhmille ja medialle jatkuvasti aktiivisesti omasta tekemisestä, pyydetään vinkkejä ja parannusehdotuksia sekä kysytään lisätietoja kun ei tiedetä.
Kaikki eivät kuitenkaan ajattele näin. Kaikki eivät uskalla poistua omalta mukavuusalueeltaan, vaan haluavat pitää kiinni vanhoista tutuista toimintatavoistaan. Avoin viestintä myös pelottaa monia: entä jos tulee virheitä tai ikäviä kommentteja? Tai ehkä sitä ei edes osata.Tai vastuuta pelätään.
Viestintäkanavat voivat olla tuttuja teoriassa, mutta käytännön osaaminen voi olla puutteelllista. Ei sekään ole ihan harvinaista, että et löydä esimerkiksi LinkedIn- tai Twitter-profiilia henkilöltä joka tituleeraa itseään sosiaalisen median asiantuntijaksi. Tai sitten profiili on, mutta verkostoa on kaksi henkilöä ja julkaisuja yksi. Itseäni tämäntyyppinen löydös ei hirveästi vakuuta. En ottaisi ajotuntejakaan henkilöltä, jolla ei ole ajokorttia ja kokemusta autoilusta yhtä ajokertaa enempää.
Yhä useamman organisaation viestintäohjeistuksessa henkilöstöä kehotetaan aktiiviseen viestintään, jolle kuitenkin on luotu selkeät raamit. Oman organisaation ohjeistukseen kannattaa tutustua ja rohkaista itsensä aktiiviseksi toimijaksi. Usein viestintäosasto on organisaation ainoa viestijä vain kriisiviestinnässä.
Viestintäosaston roolin voisikin mielestäni nähdä myös viestinnän tukena, jolta saa oman asiantuntijaviestintänsä ensimetreille kullanarvoisia vinkkejä ja jolle voi esittää niitä tyhmiä kysymyksiäkin ilman pelkoa suuresta julkisesta nolauksesta. Oppia voi vain tekemällä.
Ajatuksia viestinnästä - ja vähän muustakin 